Cómo gestionar tareas en base a la excelencia operacional

En el día a día de las empresas, la toma de decisiones es algo inevitable. Y, por eso, en Capazita hemos creado una infografía que tiene en consideración dos parámetros de toma de decisiones como base: el primero, la importancia; el segundo, la urgencia. Porque aprender a gestionar las prioridades es esencial.

La matriz creada por Capazita ha sido bautizada como Matriz LEAN. Aunque no se trata de una denominación común, debido a las propias características de la misma, hemos optado por denominarla de esta manera.

Es importante contrastar esta matriz, que nos ayuda a decidir qué hacer con cada una de las tareas que nos van surgiendo, con la Matriz de Decisión Tradicional. Esta última se popularizó por medio de una entrevista al presidente norteamericano Eisenhower.

Ambas matrices, como decíamos, están formuladas en base a dos ejes: la urgencia y la importancia. Así, se plantean cuatro posibles casos:

TAREAS IMPORTANTES Y URGENTES: Son aquellas tareas de gran relevancia y que, además, nos afectan en gran medida.
TAREAS IMPORTANTES PERO NO URGENTES: Estamos hablando de tareas que, aunque son importantes, no nos afectan en el plano de lo inmediato.
TAREAS NO IMPORTANTES PERO URGENTES: Es el caso de tareas que no son demasiado relevantes pero que se pueden complicar y, como nos pueden generar muchos problemas, urge que nos ocupemos de ellas.
TAREAS NI IMPORTANTES NI URGENTES. Se trata de tareas que no tienen una importancia clave y de las que, además, no urge que nos ocupemos.

Matriz Tradicional: ¿Qué hacemos con cada tarea según Eisenhower?

¿Qué diría Eisenhower que hemos de hacer según la Matriz Tradicional de gestión de tareas?

↓ Importancia, ↓ Urgencia – Desechémoslo. En palabras del propio Eisenhower: ¡a la papelera!
↓ Importancia, ↑ Urgencia – La dificultad de la tarea no debe ser elevada, po lo que lo mejor será que la delegues como sea.
↑ Importancia, ↓ Urgencia – Es una tarea importante y seguramente complicada, por lo que lo que debes hacer es agendarlo y cumplir con su realización en el futuro.
↑ Importancia, ↑Urgencia – Debes ponerte a realizar esta tarea inmediatamente. Deja de lado lo demás y ocúpate ya mismo de ello

Matriz LEAN: Basémonos en la excelencia operacional

La Matriz que plantea Capazita tiene como base el criterio LEAN. El objetivo es tratar de buscar siempre la excelencia operacional. ¿Qué haríamos con cada tipo de tarea de la matriz según este criterio?

↓ Importancia, ↓ Urgencia – Lo idóneo en estos casos es automatizar la resolución de este tipo de tareas por medio de procesos estandarizados. Estos los resolverán no solo de manera efectiva y con eficacia, sino además de modo automático.
↓ Importancia, ↑ Urgencia – Si es posible, delega. En esta casilla tanto la matriz Lean como la Tradicional coinciden, pero con un matriz: «Si puedes» refleja consenso en la tramitación de tareas, mientras que la matriz de Eisenhower está basada en la imposición, en la orden. En este caso, se trata de tareas que es mejor solucionar de manera inmediata ya que, a pesar de no ser importantes, nos pueden generar futuras problemáticas.
↑ Importancia, ↓ Urgencia – No lo dejes para más tarde. No permitas que lo que hoy es solo una ocupación se convierta en un problema en el futuro relegándolo al último momento. Deshazte de la pereza y realiza tú mismo esa tarea importante sin prisas y sin estrés.
↑ Importancia, ↑Urgencia – En caso de que se te haya hecho demasiado tarde, puede que lo mejor sea desecharlo. Si, por ejemplo, hubiera un gran incendio dentro de tu casa, ¿de qué te sirve quemarte para recuperar solo cenizas? Tal vez sea mejor invertir el tiempo de manera más útil. Plantéate en qué caso te encuentras y decide de forma inteligente.

3 pautas básicas o ‘principios de la tranquilidad’

La matriz LEAN generada por Capazita está basada en tres pautas básicas que nos permiten comprender por qué hemos de actuar de la manera mencionada para cada una de las posibles cuatro hipótesis. Nosotros hemos optado por llamarlas ‘Principios de la tranquilidad’.

La primera pauta que contempla la Matriz LEAN es la canalización de esfuerzos. Hay que ser conscientes de que una sola persona no puede ocuparse absolutamente de todo. Eso significa que es prioritario enfocarse a las tareas importantes, que nos generan valor y, además, hacerlo con suficiente tiempo. Para aquellas tareas más sencillas, lo óptimo será crear una arquitectura de procesos que se ocupe de ellas de manera automatizada.

El segundo criterio de esta matriz es el de evitar que los problemas crezcan y avancen. Esto quiere decir que hemos de tratar de evitar que tareas sin valor consuman mis recursos.

La tercera y última pauta base de la matriz LEAN es la asunción de daños. Hemos de ser conscientes de que satisfacer a todo el mundo y hacerlo todo perfecto es tarea prácticamente imposible. Puede, por ejemplo, que haya quien no entienda que invirtamos tiempo en tratar de automatizar las tareas más sencillas, pero eso es lo idóneo si queremos basarnos en la excelencia operacional.