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Registro Telemático
El módulo de Registro de entrada y salida, constituye el punto de contacto entre una administración y los ciudadanos u otras administraciones.
La comunicación entre un organismo y el resto del mundo: otros organismos, personas físicas y jurídicas, requiere que se guarde constancia de todos los documentos que tengan entrada en ese organismo: Registro de entrada, así como de todas las comunicaciones generadas dentro de ese organismo, que vayan dirigidas a los ciudadanos o a otros organismos: Registro de salida.
La informatización de los asientos regístrales, incluyendo la digitalización de documentos anexos y captura de documentos electrónicos, es un primer paso hacia la consecución del expediente electrónico y la tramitación electrónica de los mismos, además de hacer realidad la exigencia de la informatización de los Registros, tal como prevé la ley 30/1992 de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común. Es además el punto de consolidación, de los asientos regístrales de entrada, entregados a través del canal telemático.
La comunicación entre un organismo y el resto del mundo: otros organismos, personas físicas y jurídicas, requiere que se guarde constancia de todos los documentos que tengan entrada en ese organismo: Registro de entrada, así como de todas las comunicaciones generadas dentro de ese organismo, que vayan dirigidas a los ciudadanos o a otros organismos: Registro de salida.
La informatización de los asientos regístrales, incluyendo la digitalización de documentos anexos y captura de documentos electrónicos, es un primer paso hacia la consecución del expediente electrónico y la tramitación electrónica de los mismos, además de hacer realidad la exigencia de la informatización de los Registros, tal como prevé la ley 30/1992 de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común. Es además el punto de consolidación, de los asientos regístrales de entrada, entregados a través del canal telemático.
FUNCIONALIDADES
- Contempla la inclusión en un registro de documentación en formato papel (permite la digitalización de documentos) y anexión de documentos electrónicos.
- Cumple con la normativa SICRES.
- Organización jerárquica para las Unidades Administrativas y las Entidades Regístrales.
La aplicación permite el uso de dispositivos de sellado automático, para todo tipo de documentos de diversos tamaños y formas. Es configurable para permitir el uso de distintos tipos de dispositivos de sellado.
- Los datos que deben aparecer en el sello de validación, serán al menos:
- Código e identificación de la oficina de registro
- Tipo de registro (Entrada ó salida)
- Fecha y hora de registro
- Número de registro
- Número de página sellada
El sistema cuenta con un gestor documental que permita la custodia, archivo, consulta y recuperación de ficheros anexos, contemplando servicios de huella electrónica, es decir, se incorporará para cada uno de ellos su huella electrónica, junto a mecanismos automáticos de cotejo del documento anexo y su huella.
- Contempla la gestión de distribución entre oficinas de registro
- Se contempla la relación diaria electrónica de documentos distribuidos.
- Se contempla la Aceptación/Rechazo del registro así como también la Redistribución del documento.
El sistema implementa la compulsa electrónica de documentos, es decir, se procede a la compulsa de documentos originales en papel presentados como documentos anexos a una solicitud de registro, así como permite la expedición de copias auténticas electrónicas o en papel de los documentos compulsados. Los documentos compulsados, se digitalizan generando ficheros de formato PDF, que reciben, de cara a los criterios de custodia, integridad, confidencialidad, seguridad y archivo, el mismo tratamiento que cualquier otro fichero anexo a un apunte registral. Se emplea la firma reconocida de funcionarios públicos, como medio de garantizar la identidad entre la copia cotejada y el documento original.
- Permite el Intercambio Registral.
- Consultas e Informes generan listados configurables.
- Formato de informes y listados de registro: la aplicación imprime Certificados ó justificantes de registro, y listados por Origen, Destino, Fechas, relaciones diarias, etc. Cuenta además con la posibilidad de generar listados e informes a partir de los datos de los registros.
- Formato del número de registro configurable, ya sea de manera central o por oficinas.
- Contempla la parametrización (ampliación) del modelo de datos de registro y la parametrización de los formatos de presentación de datos.
- Esta interconectado con la Gestión de Expedientes y contempla el dato del número de expediente.
- Permite la entrada de documentos procedentes de otras administraciones y el reenvío de documentos presentados por el interesado.
- Contempla la integración con sistemas de Terceros.
- Contempla la Administración de tablas auxiliares: Unidades, Oficinas, tipos de transporte, etc.
- Contempla la traza de modificación.
- Garantiza la restricción de uso y operaciones sobre documentos.
- Es multientidad y multioficina.
- Expone su funcionalidad básica, vía servicios web a aplicaciones externas.