Gestión de Expedientes

La Gestión de Expedientes, es la actividad de la administración relacionada con la tramitación del procedimiento administrativo y del ciclo de vida de los documentos.

La utilización masiva de las nuevas tecnologías de la información está dando lugar a transformaciones de gran trascendencia y alcance en todos los ámbitos de la sociedad. La Administración Local no es ajena a este hecho y ofrece actualmente una serie de nuevos canales de relación para comunicarse con el ciudadano y prestarle servicios de un modo más rápido y eficaz. Este hecho ha dado lugar al surgimiento de una mentalidad de cliente/contribuyente y a una demanda por parte de los ciudadanos, que reclaman a la Administración los mismos niveles de calidad que ofrece la empresa privada, y la LAECSP les reconoce ese derecho.

Por su parte, la Administración Local debe responder a estas exigencias implementando soluciones informáticas que le permitan automatizar su gestión y, en consecuencia, optimizar el servicio que presta. En este sentido las Administraciones participan en cierta medida de los objetivos de las empresas privadas, en tanto que a través de su modernización persiguen, si no un mayor beneficio y grado de competitividad, sí una mayor visibilidad a consecuencia de poner de manifiesto esta modernización de cara al ciudadano, que percibe un nuevo modo de relacionarse con la Administración, más sencillo, ágil y eficaz, mediante el uso de las nuevas tecnologías.

Entre los problemas que se plantean en las administraciones locales y su producción administrativas, se citan:
  • Ineficiencia en la gestión, siendo necesario asignar muchos de los escasos recursos de que suele disponer la Administración a las unidades tramitadoras.
  • Falta de control en los expedientes que se manifiesta en dificultad real para determinar el estado y situación (a veces incluso física) en que se encuentra un determinado expediente.
  • Incumplimiento de plazos. La falta de control y de seguimiento de los expedientes ocasiona en muchas ocasiones incumplimiento de los plazos establecidos legal o reglamentariamente. Esto tiene importancia no solo por lo que significa de merma en la calidad de los servicios que se presta al ciudadano, sino también, y a raíz de las modificaciones introducidas por la Ley 4/1999 en lo se ha venido a denominar “silencio positivo”, en lo que puede significar de cambiar el signo de una resolución.
  • Baja calidad en el servicio que se presta a los ciudadanos que son los que, a la postre, padecen la falta de agilidad en la respuesta en sus relaciones con la Administración.
  • Falta de estándares técnicos y de que estos sistemas tengan un carácter corporativo, de manera que resulte posible la intercomunicación entre distintos órganos y registros y la integración con otras aplicaciones corporativas.

Para solucionar estos problemas en SIGEM, se contempla para la gestión de expedientes un modelo basado en el concepto de Procedimiento Genérico, que permita la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos que se tramiten en las Entidades.

El procedimiento genérico, permite la definición de procedimientos administrativos, partiendo de los aspectos más generales a los aspectos más particulares de cada uno de ellos. Define el conjunto de datos y flujos que cumple una determinada familia de procedimientos. Cada uno de los procedimientos tiene unas características particulares que se traduce en un modelo de gestión propio. El modelo de gestión contempla el flujo y los datos y documentos del procedimiento.

Finalmente, para cada expediente se otorgará unos valores concretos a los datos y documentos definidos en el procedimiento, y el flujo de trámites dependerá de la sucesión de trámites por los que ha transcurrido la vida del expediente.

Nuestra plataforma de tramitación, cuyo esquema se muestra bajo estas líneas, es la suma de de herramientas, componentes y tecnologías de que consta un entorno de desarrollo para construir sistemas de gestión de expedientes.


  1. Plataforma tecnológica básica. Se trata de la infraestructura que proporciona la funcionalidad básica que luego se complementa con componentes especializados:


    1. El motor de workflow, o sistema BPM (Business Process Management), es la pieza que da soporte a los flujos de datos y documentos de la organización. El BPM es el encargado de mantener las bandejas de entrada de los usuarios del sistema (work queues), canalizar cada caso al participante que corresponda, notificar la expiración de plazos, etc.

    2. El gestor documental almacena toda la documentación administrativa relativa a la tramitación, tanto de entrada como de salida. Sus funciones son la de custodiar los documentos, asociarles propiedades, resolver búsquedas full-text sobre ellos, etc.

    3. Sistemas Data Warehouse que permiten la explotación de los datos orientada al control y seguimiento del sistema.

  2. Framework de producción administrativa. Herramientas y componentes especializados que dan soporte a la funcionalidad específica usada en las aplicaciones de gestión de expedientes


    1. Catálogo de Procedimientos. La herramienta de SIGEM que va a permitir el diseño de procedimientos administrativos con facilidades para la definición de familias, herencia, reutilización de componentes, definición de objetos de negocio, etc. Se integrará con la herramienta de diseño del workflow para que los procesos administrativos puedan ser tramitados por el motor BPM. En el Catálogo de Procedimientos intervienen los siguientes conceptos: Fases, Trámites, Actores, Plazos, Tipos de documento, Entidades, Reglas.

    2. Entorno de tramitación. Es la aplicación que, apoyándose en las bandejas del motor de WF y lo definido en el catálogo, proporciona un entorno integrado y consistente desde el que el instructor puede realizar todas las tareas de tramitación.