Archivo

La plataforma de Archivo empleada por Capazita tiene como objetivo realizar el archivo electrónico y físico de la documentación del organismo, de acuerdo a las normas de descripción y categorización definidas para los archivos. Esta aplicación:
  • Provee el gestor de archivos de una herramienta para realizar las funciones de:
    • Descripción o ficha del expediente, conteniendo los datos más significativos del mismo: Título, contenido y fechas.
    • Gestión de series, préstamos, transferencias, fondos y depósitos.
    • Gestión de expurgo y custodia.
    • Gestión de usuarios, órganos, roles, grupos y listas de acceso.
  • Facilita información y servicios a los usuarios de archivo, a los interesados que requieran información de antecedentes.
  • Permite la impresión de listados de resultados de consultas y búsquedas.
  • Permite la trazabilidad y auditoría de actuaciones.
  • Garantiza la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos gestionados por la aplicación.
  • Se adecua a la siguientes especificaciones:
    • Norma ISO 15498, de Sistemas de gestión de documentos.
    • Norma ISO 14721, de Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivos.
    • MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo)
    • Normas internacionales de descripción archivística ISAD (G) y en su caso ISSAAR-CPF.
A continuación se describen los procesos que se pueden llevar a cabo en cada uno de los módulos que componen el sistema de Archivo:
Gestión de usuarios

  1. Crear Órganos Productores en el sistema de Archivo o que provienen de un sistema externo de Organización común a los demás módulos con los que interactúa

  2. Crear usuarios provenientes de un sistema externo de validación, asociándoles un Órgano Productor cuando no son investigadores

  3. Crear listas de control de acceso para la consulta de expedientes

  4. Asociar roles y permisos a los usuarios

  5. Alta de temas de investigación. Tarjeta de investigador

Organización de fondos

  1. Crea el Cuadro de Clasificación siguiendo una organización jerárquica de la información con un número ilimitado de niveles

  2. Movimiento y borrado de elementos individuales o ramas completas del cuadro de clasificación

  3. Validación de elementos de forma individual o de ramas

  4. Asociación de listas de control de acceso a los elementos del Cuadro de Clasificación

Transferencias

  1. Elaboración de calendario de Transferencias: Previsiones

  2. Elaboración de la Relación de Entrega: manual o automatizada

  3. Generación de Cartelas. Cotejo y Validación de Transferencias

Gestión de depósito físico

  1. Configuración, identificación y descripción de los depósitos del archivo así como de cada uno de los elementos que lo componen (salas, cuerpos de estantería, baldas y huecos)

  2. Consulta del estado de los depósitos (ubicaciones libres/ocupadas, porcentaje de ocupación, etc.)

  3. Asignación de ubicaciones para las unidades de instalación que entran en depósito, ya sea por transferencias, ingresos extraordinarios, etc. o por reubicación de las existentes

Préstamos y Consultas de expedientes

  1. Solicitud de préstamos de unidades documentales

  2. Control de disponibilidad. Autorización y gestión de devoluciones

  3. Prórroga de los préstamos y autorización por el responsable de Archivo

  4. Consulta de solicitudes de préstamos

Búsquedas y consulta de información

  1. Navegación a través de la estructura jerárquica de la documentación y visualización de datos descriptivos de los expedientes y sus imágenes

  2. Búsquedas mediante Asistente de búsqueda, Búsqueda experta y Localización por texto

  3. Incorpora en las búsquedas Truncamiento de textos, operadores booleanos y Thesauro

  4. Visualización de fichas en formatos ISADF(G), ISAAR(CPF) y fichas particularizadas.

Consulta de fondos en sala

  1. Control de peticiones de expedientes (o unidades documentales) e imágenes. Reservas

  2. Generación de testigos ( para depósito, recogida por usuario y devolución al depósito)

Descripción archivística

  1. Generación de Fichas descriptivas conforme a los estándares ISAD(G) e ISAAR(CPF), con formatos de presentación alternativos

  2. Posibilidad de asociar la misma ficha u otra diferente a cualquier elemento del Cuadro de Clasificación

  3. Crear listas descriptoras con términos controlados, abiertas ó cerradas para ser utilizadas en la descripción

  4. Incluir documentos electrónicos en expedientes procedentes de un sistema no automatizado de gestión

  5. Digitalizar documentos de expedientes físicos

Identificación y valoración de Series

  1. Introducción de datos de identificación de la Serie: Procedimiento automatizado o no que se asocia a la Serie, Órganos Productores que utilizan el Procedimiento, Fechas extremas de sus unidades, volumen, etc.

  2. Introducción de datos de análisis y valoración de series documentales, tales como la información que contienen y ordenación, Series relacionadas, Plazos de conservación permanente o temporal en base a:

    • Importancia como fuente primaria de información
    • Valor administrativo
    • Valor fiscal

  3. Gestión de las Valoraciones, mediante registro de los estados hasta el dictamen de conservación o eliminación: validado, evaluado, enviado a dictamen y aprobado

  4. Elaboración de Propuestas de Conservación o Eliminación de unidades documentales y Generación de Actas

Eliminación de expedientes

  1. Selección de expedientes de la Serie a eliminar en los plazos marcados en la valoración de la Serie

  2. Aprobación de la eliminación

  3. Eliminación de los expedientes físicos ubicados en las unidades de instalación o cajas. Generación de informe de eliminación física

  4. Eliminación de los datos descriptivos de los expedientes y documentos electrónicos e imágenes asociados. Generación de informe de eliminación de los expedientes en el sistema de información de Archivo