Administración Electrónica

Capazita ha llevado a cabo diversos proyectos de desarrollo de Administración Electrónica, utilizando para ello la plataforma SIGEM (aplicación formada por un conjunto modular de herramientas que permiten la gestión del ciclo de vida de un expediente en una Entidad Local).

SIGEM surge como un proyecto de modernización y actualización de las Administraciones Locales, enmarcado en un plan tecnológico más amplio denominado Plan Avanza.

SIGEM permitirá que el ciudadano pueda solicitar telemáticamente una subvención, una ayuda, una licencia, o realizar un pago; recibir noticias del estado de su petición; información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, para recibir, finalmente, la notificación del resultado de sus gestiones. En esta relación con su Ayuntamiento, el ciudadano podrá identificarse utilizando firma electrónica, claves concertadas, e incluso e-DNI; con la garantía de la confidencialidad y privacidad de sus datos.

La plataforma SIGEM (Sistema Integrado de Gestión Municipal) nace por tanto con la intención de poner las Administraciones Locales al nivel del resto de Administraciones del Estado, en cuanto a utilización de procesos telemáticos se refiere, para mejorar de esta manera su servicio al ciudadano y cumplir los derechos de éste de resolver vía Internet sus asuntos con la Administración, evitando desplazamientos y pérdidas de tiempo.
CARACTERÍSTICAS

  1. El SIGEM permite

    1. Su adecuación a cualquier entorno o plataforma tecnológica.
    2. Su integración con cualquier otro sistema que necesite hacer uso de los servicios ofrecidos por SIGEM.
    3. La sustitución de cualquiera de los módulos de SIGEM por otros módulos que realicen similar funcionalidad y que ya estén en funcionamiento.
    4. La adición de nuevas implementaciones que den soporte a los nuevos estándares que puedan aparecer en el futuro (sobre todo en lo relativo a firmas electrónicas), o que permitan una modificación del comportamiento del sistema en determinadas circunstancias

  2. El despliegue de SIGEM no requiere el uso de productos de software que requieran el pago de licencias.


  3. Cumple las exigencias normativas específicas en materia de firma electrónica: Ley 59/2003, de firma electrónica, Directiva 1999/93/CE, de 13 diciembre, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica. SIGEM soporta la plataforma @Firma del Ministerio de Administraciones Públicas (MAP), la pasarela de pago de Red.es, el Sistema de Notificaciones Telemáticas Seguras del MAP, y está preparado para incorporar cualquier otra plataforma pública que surja.


  4. La administración de SIGEM se realizará desde una consola con interfaz Web.


  5. Es un sistema multientidad, incorporando diversas funcionalidades para la reutilización de estructuras de datos y funcionalidades.


  6. La Consola Web de Administración, permite la administración desde una aplicación Web única y/o distribuida, es decir, la podrán utilizar tanto las entidades que den servicio a otras.


  7. La plataforma SIGEM incluye cuatro grandes módulos que cubren el ciclo completo de la vida administrativa de un documento:

    1. Tramitación Electrónica
    2. Registro Presencial
    3. Gestión de Expedientes
    4. Archivo

  8. SIGEM se integra con LocalGIS para el intercambio de datos que requieren información georreferenciada, y con los portales generados mediante LocalWEB; ambas herramientas creadas en el marco de Avanza Local Soluciones.


  9. A su vez, se podrá potenciar la comunicación administrativa con otros organismos públicos, mediante el intercambio registral y la emisión de Certificados.


  10. Revisando el ciclo de vida de un expediente administrativo, a continuación se muestra el paralelismo de su tratamiento con SIGEM:


    1. Un documento entra en la Entidad por el Registro Presencial o Electrónico.
      Con el módulo del Registro Electrónico de SIGEM, el ciudadano realiza su solicitud de inicio de un trámite o una comunicación con su Entidad. Este Registro consolida en el Registro de Entrada / Salida de la organización e inicia, si así se ha configurado, un trámite administrativo.

    2. El documento empieza a tramitarse en el organismo. Desde la bandeja del tramitador de la aplicación de Expedientes, se muestra el aviso del nuevo expediente, con los documentos adjuntados en el Registro y el número de Registro con el que entró. El expediente sigue tramitándose en las unidades de gestión correspondientes.

    3. El expediente se ve afectado, en caso de ser necesario, por los procesos telemáticos de firma, pago, notificación y certificación. Desde la aplicación de Expedientes se envían al ciudadano: avisos de subsanaciones que puede resolver desde su casa, avisos de notificaciones, posibilidad de realizar pagos y se emiten certificaciones. El ciudadano consulta el estado actual del expediente, las fases que ha pasado y los documentos que se han ido generando y tiene derecho a consultar. Estos documentos pueden incorporar firmas, realizadas desde el Circuito de Firmas definido en el expediente.

    4. Una vez finalizado el expediente, si así se ha definido, este se incluye en el Archivo. Desde la aplicación de Archivo, se realiza la inclusión del Fondo asignándole un calendario de conservación y la valoración de las series documentales. A la parte física del expediente se le asigna un espacio: ubicación, estantería, balda, etc. El expediente unificado (parte física + parte electrónica) queda dispuesto para su transferencia o préstamo, y fijadas sus condiciones de acceso.